Un torneo riempie il campo, ma a quanto? Pochi circoli sanno dire quanto ricavo hanno rinunciato a vendere quel giorno.

Il 2 novembre AM GOLF, software per la gestione di tornei, e Club Core Technologies, piattaforma per la gestione del personale, hanno annunciato una partnership con un obiettivo dichiarato: ridurre il lavoro amministrativo degli eventi in campi, country club e resort. È un’iniziativa sensata e il problema è reale. Ma il comunicato misura il risparmio di tempo in segreteria, e la parte più grande del costo di un torneo, per un circolo, di solito sta altrove: nei tee time bloccati per l’evento, che non sono più vendibili come green fee.

Il tema, per chi segue queste pagine, non è nuovo. Nel novembre 2020 in «Marginalità, questa sconosciuta» avevo provato a mostrare quanto poco, a volte, una gara renda rispetto allo spazio che occupa. L’esempio era un sabato di maggio su un 18 buche: circa 200 slot, con 100 giocatori in gara, 60 soci fuori gara, 20 ospiti e 20 slot invenduti. Le iscrizioni alla gara incassavano 1.660 € (16,6 € per giro); i 20 ospiti, a 70 €, 1.400 €. Il 10% delle presenze generava il 46% dei ricavi della giornata. In quell’articolo rimandavo a un approfondimento sui costi diretti e indiretti delle gare: questo è quel seguito, riaperto da una notizia di questi giorni.

Questo articolo non è una recensione dei due prodotti. Parte dalla notizia per rispondere a una domanda operativa: come si misura il costo reale di un evento, e quando conviene farlo? Con una formula, tre KPI da tenere sotto controllo, un contributo di pareggio e un elenco di domande da fare a un fornitore prima di adottare uno strumento.

La notizia: cosa promette la partnership, e cosa non dimostra

Secondo il comunicato (emesso da Sarasota, Florida, e diffuso tramite The First Call Golf e ripreso da The Golf Wire), l’integrazione tra i due sistemi dovrebbe:

• unificare in un solo punto le informazioni di un evento, con creazione ed esecuzione più rapide e meno passaggi manuali tra sistemi e schermate;
• uniformare formazione e comunicazione interna tra i reparti (pro shop, ristorazione, manutenzione del campo, risorse umane), digitalizzare i moduli e sincronizzare i dati;
• offrire, dal lato golfisti, iscrizioni semplificate, punteggi e classifiche in tempo reale e giochi laterali creati dai giocatori con comandi vocali, senza passare dal pro shop.

Kevin Carpenter, U.S. Managing Director di AM GOLF, parla di ridurre in modo significativo il tempo che i direttori dei tornei passano “behind a desk”, alla scrivania.

Va però detto con chiarezza cosa il comunicato non contiene. È un testo promozionale delle due aziende e non riporta metriche sui benefici: nessuna percentuale, nessuna ora risparmiata, nessun circolo pilota, nessun caso di studio. I soli numeri sono quelli che AM GOLF dichiara su sé stessa (oltre 40.000 utenti attivi, 45.000 eventi, 350.000 giri registrati, presenza in 17 Paesi europei, fornitore ufficiale del World Handicap System per 14 federazioni nazionali) e non sono verificati in modo indipendente. Dalle fonti che ho consultato non risulta, inoltre, se e come il prodotto sia disponibile per i circoli italiani.

Questo non significa che i benefici non esistano. Significa che sono dichiarati dal fornitore, non misurati: ed è esattamente il punto da cui conviene partire.

Il contesto di domanda, almeno negli Stati Uniti, è ampio: secondo uno snapshot della National Golf Foundation il 62% dei golfisti statunitensi ha partecipato a un evento di golf, sociale o competitivo, nell’ultimo anno (la pagina non indica l’anno della rilevazione). Per l’Italia non ho trovato un dato pubblico comparabile: ma nei circoli con una forte componente associativa il calendario gare è, di norma, parte strutturale dell’offerta.

Il costo visibile: ore, comunicazione, classifiche

Il costo che il comunicato promette di ridurre è quello che si vede, perché passa dalla scrivania:

• iscrizioni e liste: raccolta, verifica dei pagamenti, composizione delle partenze;
• comunicazione: conferme, orari di partenza, regolamento, variazioni dell’ultimo minuto;
• punteggi e classifiche: raccolta degli score, calcoli, premiazione;
• giochi laterali, premi e logistica: gestiti spesso a mano, in pro shop;
• briefing e coordinamento del personale dei diversi reparti.

È un costo vero e misurabile: ore di personale × costo orario pieno (retribuzione più oneri). Un tool che lo riduce è un’ottima idea. Ma conviene misurarlo prima di dire quanto vale: nell’esempio che segue ho usato, come puro caso illustrativo, 24 ore per evento a 22 €/ora, cioè 528 €. Per un evento da circa 80 giocatori è un ordine di grandezza plausibile, ma sono stime dell’autore: il vostro va misurato sul vostro circolo.

Il costo invisibile: il displacement dei tee time

Quando si organizza un torneo, si bloccano dei tee time e quei posti non sono più vendibili a ospiti, ricorrenti e tour operator. Il ricavo che si sarebbe incassato non compare in nessun bilancio, perché non è una spesa: è un incasso mancato. In inglese si chiama displacement, un concetto noto a chi lavora con i gruppi in hotel: un gruppo occupa camere che avrebbero potuto essere vendute a un’altra tariffa.

Il costo si calcola così, con una precisazione importante.

La formula più intuitiva, tee time bloccati × ricavo medio per giro, sovrastima il costo, perché ipotizza che ogni posto bloccato si sarebbe venduto. In una fascia venduta al 30% nei giorni comparabili, il posto bloccato “vale” il 30% del ricavo per posto venduto: il RevPATT incorpora già questa probabilità. Non va confuso con il RevPAR e l’ARPeR del mio articolo del 2020, che dividono per i giocatori paganti o per i giri: qui si divide per i posti disponibili, l’unico modo per tener conto di quelli rimasti vuoti.

Tre avvertenze che cambiano il risultato:

1. Posti bloccati ≠ iscritti. Si bloccano tee time interi: 22 partenze da quattro giocatori sono 88 posti, anche con 80 iscritti, e i posti non usati sono un costo senza ricavo. Vanno inclusi anche i tee time di margine chiusi prima e dopo la gara.
2. Giorni comparabili e recupero della domanda. Si confrontano giorni con stesso giorno della settimana, stessa fascia e stesso periodo, senza evento, meglio su più settimane. Una parte dei giocatori sposta poi la prenotazione a un altro giorno: il displacement netto è il lordo × (1 − quota recuperata), una stima da validare. In prima analisi conviene presentare il lordo e uno scenario con recupero.
3. I soci. Nei giorni senza gara occupano posti senza pagare green fee, quindi il RevPATT si calcola sui ricavi degli ospiti diviso per tutti i posti vendibili, soci compresi. Nel giorno di gara versano l’iscrizione, un green fee ridotto che è ricavo dell’evento (lo vediamo più avanti). Una fascia riservata ai soci non genera displacement.

Le fasce adiacenti pesano in due modi. Il più grande è il margine di blocco: molti circoli chiudono alla vendita i tee time anche un’ora prima e un’ora dopo la gara, e ogni tee time di margine è displacement aggiuntivo (lo quantifichiamo più sotto). L’altro è indiretto: un campo pieno di giocatori in gara può scoraggiare gli ospiti anche nei tee time non bloccati. È difficile da isolare, ma si nota confrontando la saturazione delle fasce subito prima e dopo il blocco, con e senza evento.

Anche il nostro osservatorio dei prezzi offre uno spunto: nel pilota Maedo (21/08–20/10/2026, campione non rappresentativo) il 44% delle rilevazioni non trovava alcun tee time prenotabile online. Il dato però non distingue tra campo pieno, blocchi per eventi e disponibilità non esposta online: serve il dato interno del tee sheet, perché dall’esterno un torneo e un tutto esaurito sono indistinguibili.

I tre KPI da misurare

Bastano tre misure, ricavabili da un foglio di calcolo con una riga per evento (data, tipo di gara, posti bloccati e di margine, iscritti soci ed esterni, quote incassate, ore di personale) e dall’export del tee sheet. Più dello strumento conta usare sempre le stesse definizioni.

1. Ricavo per giro e ricavo totale della giornata, con e senza torneo

Ricavo per giro = ricavo totale della giornata / giri giocati, da confrontare tra giorno con torneo e giorni comparabili senza torneo. Va letto sempre insieme al ricavo totale: dove molti soci pagano la sola iscrizione, nel giorno di gara il ricavo per giro scende (nell’esempio che segue, circa 25 € contro i 79 € di un giorno comparabile) e spesso scende anche il totale. Le componenti da distinguere sono green fee, quote gara, contributi degli sponsor e, solo dove li gestisce il circolo, ristorazione e pro shop.

2. Utilizzo dei tee time vendibili nelle fasce occupate dall’evento

Saturazione = posti venduti a ospiti paganti / posti vendibili, calcolata sulla finestra dell’evento nei giorni comparabili. Non è l’occupazione del campo, perché i giri dei soci non generano green fee: i valori sono di norma molto più bassi. Alimenta il displacement e misura quanto il blocco è stato usato: 80 iscritti su 88 posti bloccati sono il 91%, e con 48 posti di margine si scende a 80 su 136 (circa il 59%). I posti non usati vanno rilasciati alla vendita prima della partenza.

3. Ore di personale per evento

Ore di segreteria, starter, marshal, campo e allestimento, prima, durante e dopo la gara, e costo del personale per evento (ore × costo orario pieno). È l’unico KPI su cui un tool come quello dell’annuncio agisce direttamente, e l’unico modo per verificarne la promessa: tre eventi prima e tre dopo, con le stesse definizioni.

Quando un torneo conviene: contributo di pareggio e costo per socio

Un evento si valuta mettendo sullo stesso piano ciò che porta e ciò che costa. Prima, però, serve calibrare il ragionamento sulla struttura di una gara in Italia, che è diversa da quella anglosassone. Parto dal caso più frequente, il circolo prevalentemente associativo:

• circa l’80% dei partecipanti sono soci, che pagano la sola iscrizione alla gara (di norma tra 18 e 25 €), senza green fee;
• circa il 20% sono esterni, e tra 8 e 12 di questi giocano come ospiti gratuiti a favore dell’organizzatore dell’evento.

È una stima dell’autore, non un dato di settore pubblicato: va verificata sui dati del proprio circolo, e il metodo che segue funziona con qualsiasi proporzione. Ha però conseguenze importanti. L’iscrizione dei soci non è un green fee, ma funziona come tale: senza la gara i soci avrebbero giocato negli stessi orari senza versare nulla, quindi la quota è un ricavo dell’evento (un green fee ridotto), che però non cresce con il successo dell’evento. Anche gli esterni paganti versano l’iscrizione, che si somma al green fee, mentre una parte degli esterni non paga nulla. Una precisazione sugli sponsor: in Italia di norma non versano una quota in denaro, ma partecipano con contributi in natura, in genere i premi della gara, i gadget per i partecipanti e, a volte, un apericena o simili. Conviene trattarli come un contributo (in denaro o in natura) a compensazione di una parte dei costi organizzativi. Un contributo in natura è, per il circolo, un costo che non sostiene: compare con lo stesso valore tra i costi e tra i contributi, quindi è neutro sul risultato e non compensa mai il displacement né il personale. I ricavi dell’evento vengono quindi da tre voci: quote dei soci, esterni paganti e contributo dello sponsor o dell’organizzatore. A queste si aggiunge, solo per i circoli che la gestiscono direttamente, il margine di ristorazione (vedi sotto). In un circolo a forte vocazione turistica la composizione si ribalta e servono altre misurazioni (ne parlo dopo l’esempio): quello che segue riguarda il classico circolo per soci.

dove i costi diretti comprendono premi, gadget e apericena (se previsti), personale e logistica. La ristorazione non entra nel conto standard. In Italia è per lo più affidata a terzi: il suo ricavo non è del circolo, e contarlo come margine proprio porterebbe a sovrastimare il risultato. Se il gestore riconosce al circolo una percentuale o un canone legato all’evento, si conta solo quella; nei circoli che gestiscono direttamente la ristorazione si inserisce invece il margine, non il ricavo, perché il ricavo include il costo della merce. Poiché la quota dei soci è di fatto fissa, la leva su cui si può agire è il contributo dello sponsor o dell’organizzatore: da qui si ricava il contributo di pareggio, cioè il valore minimo di contributo (in denaro o in natura) per cui l’evento non è in perdita.

Una lettura pratica: se lo sponsor porta in natura beni che coincidono con costi diretti (i premi, per esempio), la differenza tra contributo di pareggio e valore di quei beni è la parte che nessun premio può coprire. Va coperta in denaro o accettata come costo, e coincide, cambiata di segno, con il risultato netto.

Un esempio illustrativo: il classico circolo per soci (stime dell’autore)

Per vedere come funziona il conto ho costruito un evento in un circolo prevalentemente associativo: una gara con sponsor di 80 giocatori, di cui 64 soci e 16 esterni (10 dei quali ospiti omaggio, quindi 6 paganti). L’evento blocca 22 tee time (88 posti), con personale per 528 € (24 ore a 22 €/ora) e premi da 900 € portati in natura dallo sponsor, quindi neutri sul risultato. La ristorazione è in gestione a terzi e non è conteggiata. Il ricavo per posto venduto è di 79 €, il prezzo minimo online mediano del pilota Maedo Insight, e la saturazione da green fee di ospiti paganti (non l’occupazione totale del campo) è del 10% al martedì e del 30% in un sabato medio. Sono stime dell’autore, da sostituire con i dati del proprio circolo.

I ricavi propri dell’evento sono 1.979 €: 64 soci × 21,50 € di iscrizione (1.376 €) più 6 esterni paganti × 100,50 € tra green fee e iscrizione (603 €). Il displacement è 88 posti × saturazione × 79 €: 695 € al martedì e 2.086 € il sabato medio. Il risultato netto è quindi:

• martedì: 1.979 − 528 − 695 = +756 €
• sabato medio: 1.979 − 528 − 2.086 = −635 €

Le quote dei soci coprono il displacement del martedì ma non quello del sabato. I premi dello sponsor non cambiano il quadro: coprono i premi, non i tee time bloccati, e restano 635 € che nessun premio può compensare. Il contributo di pareggio, in valore, è 635 € più i 900 € dei premi in natura, cioè 1.535 €.

Due conclusioni reggono al variare delle stime. La prima: l’ipotesi che pesa di più è la saturazione, e ogni 10 punti valgono circa 695 € di displacement, quindi conviene sostituirla con il dato del proprio circolo. La seconda: nel sabato medio il personale (528 €) vale circa un quarto del displacement, e un tool che dimezzasse le ore di segreteria farebbe risparmiare il 13% circa del costo di displacement: la parte più piccola del conto.

Nota sui circoli a vocazione turistica. L’esempio riguarda il classico circolo per soci. Nelle strutture a forte vocazione turistica e nei resort la composizione dei partecipanti, la saturazione e il peso dell’indotto (camere, ristorazione, pacchetti) sono troppo diversi perché bastino gli stessi parametri: servono altre misurazioni, per esempio il valore del pacchetto gara rispetto al prezzo con cui quei tee time si venderebbero e il contributo all’occupazione delle camere. Il metodo (displacement, risultato netto, contributo di pareggio) resta valido, ma i parametri vanno costruiti sui dati della struttura.

Il margine di blocco: displacement aggiuntivo

Molti circoli chiudono alla vendita i tee time anche un’ora prima e un’ora dopo la gara: con partenze ogni 10 minuti sono 12 tee time in più (48 posti), circa il 55% di displacement aggiuntivo. Nell’esempio, il sabato medio passa da −635 € a −1.772 €. Il margine ha una ragione operativa, ma conviene dimensionarlo sui dati: quanto tempo serve davvero tra l’ultimo gruppo e le prime partenze libere? E conviene registrare i posti di margine a parte, perché le fasce di margine hanno spesso una saturazione propria.

Il costo per socio: il prezzo della fidelizzazione

In un circolo associativo la gara è un servizio ai soci: la domanda è quanto costa e che cosa si compra. Il costo netto per socio partecipante è la perdita divisa per i soci iscritti: nell’esempio, con 64 soci iscritti alla gara, la perdita del sabato medio (635 €) vale 9,9 € a socio. Va confrontato con il valore di un socio che rinnova: con una quota annua di 2.000 € (stima dell’autore) la gara si ripaga se, ogni tre gare, un socio in più rinnova. Il nesso è difficile da dimostrare, ma si misura: basta confrontare il tasso di abbandono dei soci che giocano le gare con quello di chi non le gioca, a parità di altre condizioni.

Un’ultima attenzione agli omaggi: dieci ospiti gratuiti a listino valgono 790 €, e un contributo in natura non li compensa. Conviene definire nel contratto con l’organizzatore quanti sono, in quali fasce e a fronte di quale contributo.

Come ridurre il displacement senza rinunciare alle gare

Il calendario gare non si cancella: è, come scrivevo nel 2020, un pilastro della socialità dei circoli italiani. Si può però progettare:

• Scegliere la giornata. Lo stesso evento passa da +756 € di martedì a −635 € in un sabato medio.
• Dimensionare il margine di blocco e rilasciare alla vendita i tee time non usati prima della partenza.
• Accorpare le partenze dei soci fuori gara. Nella simulazione del 2020, liberando due partenze da quattro da vendere a ospiti, i ricavi della giornata passavano da 3.060 a 3.620 € (circa +18%).
• Prezzare gli omaggi e chiedere una componente in denaro. I premi in natura coprono i costi diretti, non i posti occupati.

Il pareggio monetario non esaurisce il valore di un torneo: un evento può portare ospiti nuovi e contatti commerciali. Il modo più semplice per misurarlo è seguire, nei dodici mesi successivi, quanti partecipanti esterni tornano a giocare, lo stesso tema della fidelizzazione di cui abbiamo parlato nell’articolo precedente.

Cosa chiedere a un fornitore prima di adottare uno strumento

Un software per tornei, anche se ben fatto, entra nella catena dei dati del circolo. Cinque domande, in ordine di importanza:

1. Dati esportabili. Posso esportare in formato aperto (CSV o API) iscrizioni, pagamenti, partenze, punteggi e presenze effettive? Chi è il titolare dei dati e cosa succede alla fine del contratto?
2. Integrazione con il tee sheet. Il blocco dei tee time è creato e rilasciato dallo strumento? Quando un iscritto si ritira, il posto torna vendibile in automatico? Senza questo si rischia di raddoppiare il lavoro invece di dimezzarlo, e di perdere proprio i posti bloccati e non usati.
3. Metriche di risparmio verificabili. Quante ore si risparmiano, su quale base di partenza e con quale definizione? Un buon punto di partenza è un pilota: tre eventi con il metodo attuale, tre con il nuovo, ore registrate nello stesso modo.
4. Coerenza con i sistemi federali e con la normativa. Come si coordina con il sistema di handicap e risultati in uso in Italia?
5. Costo totale e uscita. Canone, attivazione, costi per modulo, vincoli di durata, modalità di uscita.

Conclusione

La partnership annunciata il 2 novembre affronta un problema vero, e il tempo di segreteria è un costo da tenere sotto controllo. Ma finché un circolo non misura il displacement, sta valutando un tool su una frazione del conto: nell’esempio, la scelta del giorno conta più delle ore di segreteria, e lo stesso evento può passare da un attivo di 756 € di martedì a una perdita di 635 € il sabato.

Tre numeri, raccolti anche in un semplice foglio di calcolo, bastano per cominciare: ricavo per giro e ricavo totale della giornata, saturazione della finestra dell’evento, ore di personale per evento. Il passo successivo, per i circoli che li raccolgono con le stesse definizioni, è il confronto con gli altri: quello di cui abbiamo parlato nell’articolo sull’osservatorio dei green fee.

Fonti: comunicato AM GOLF / Club Core Technologies, 2 novembre 2026 (The First Call Golf; The Golf Wire), testo promozionale delle aziende, benefici non verificati in modo indipendente; National Golf Foundation, “Research Snapshot: Golf Outings and Events”; rilevazione pilota Maedo Insight su prezzi minimi online dei green fee (21/08–20/10/2026, campione non rappresentativo; G. Malcotti, «Un osservatorio per i prezzi dei green fee», GolfItaly.net, 24 ottobre 2026: prezzo minimo online mediano 79 €, premio weekend mediano +7,1%); G. Malcotti, «Marginalità, questa sconosciuta», GolfItaly.net, 12 novembre 2020 (esempio numerico del sabato di maggio); stime dell’autore sulla struttura delle gare in Italia (circa 80% soci e 20% esterni; iscrizione dei soci tra 18 e 25 €; tra 8 e 12 ospiti omaggio; sponsor che contribuiscono di norma in natura, con premi, gadget e apericena; ristorazione per lo più in gestione a terzi); esempi numerici e calcoli dell’autore, con parametri stimati a scopo illustrativo.